※内部利用者向けの情報です。

農林水産研究情報総合センター (AFFRIT) の電子メールシステムのサーバ上メールボックスの容量上限は利用者ごとに5GBです。このページでは、メールボックス容量が逼迫した場合に発生する問題と、サーバ上の容量を確保するためのメールの整理方法を説明します。

現在のサーバ上メール容量は、Webメールにログインし、ログイン直後に画面中央に表示される「現在容量」から確認することができます。

容量が上限に達してしまうと以下の問題が発生します。

サーバ上のメールボックスに、容量を超えるメールが届かなくなります。この場合、差出人には「容量上限を超えたので配送できない」という旨のエラーメッセージが返ります。

容量が上限に達すると、POP受信ができなくなります。この際「容量が上限を超えた」というエラーが出ないため、ユーザからは「新着メールが届かない」だけに見えてしまいます。

サーバ上のメール整理を行うことで、メールボックスの空き容量を作り出します。

POPはこの作業に適さないので、Webメール か IMAP を利用して下さい。

以下に紹介するいずれの方法でも、メールを整理 (サーバ上からメールを完全に削除) した時点で、削除されたメールは WebMail や IMAP では閲覧できなくなってしまいます。WebMail や IMAP をメインでご利用されている方は、不要なメールのみ整理するよう、ご注意ください。

メールをパソコンにバックアップすることもご検討ください。

AFFRITメールシステムでは、Webメールを便利に併用できるようにするため、メールソフトで「サーバからPOP削除」してもすぐにはサーバ上から削除されない、特殊動作仕様を採用しています。このため、POPではサーバ上の空き容量を作ることはできません。

1. Webメールのメール件名一覧で削除したいメールを選択し、上フレームの「削除」ボタンを押すことでごみ箱にメールが移動します。
2. その後、メニューの「ファイル」内の「ごみ箱を空にする」を押すことでメールがサーバ上から完全に削除されます。

詳細な手順は、「Webメールでメール・フォルダを削除する」をご覧ください。

メールソフトで IMAP 接続して、不要なメールをサーバ上から削除する方法を示します。メールがサーバ上から完全に削除されるタイミングは、メールソフトによって大きく異なります。

各メールソフトの IMAP の設定方法は、こちらをご覧ください。

Thunderbirdを用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. 不要なメールをサーバ上のフォルダから「ローカルフォルダ」内のフォルダに移動する。
2. Thunderbird を再起動する。

Outlook Express を用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. サーバ上の不要なメールを「ローカルフォルダ」内のフォルダに移動すると、移動されたメールはサーバ上で「削除フラグ」が立った状態となる(件名に取り消し線が表示される)。
2. この状態で「完全削除」ボタン (IMAP フォルダ内の表示時のみ出現) を押す。

Becky! を用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. 不要なメールをサーバ上のフォルダからローカルフォルダに移動する。
2. IMAP 接続を切断もしくは Becky! を再起動します。

削除したはずのメールが Webメール 上で見える場合は、まだメール がサーバ上に残っています。ご注意ください。