※内部利用者向けの情報です。

農林水産研究情報総合センター (AFFRIT) の電子メールシステムのサーバ上メールボックスの容量上限は利用者ごとに5GBです。このページでは、メールボックス容量が逼迫した場合に発生する問題と、サーバ上の容量を確保しためのメールの整理方法を説明します。

現在のサーバ上メール容量は、Webメールにログインしてに、ログイン直後に表示される画面中央に表示される「現在容量」から確認することができます。

容量が上限に達してしまうと以下の問題が発生します。

サーバ上のメールボックスに、容量を超えるメールが届かなくなります。この場合、差出人には「容量上限を超えたので配送できない」という旨のエラーメッセージが返ります。

容量が上限に達すると、POP受信ができなくなります。この際「容量が上限を超えた」というエラーが出ないため、ユーザからは「新着メールが届かない」だけに見えてしまいます。

サーバ上のメール整理を行うことで、メールボックスの空き容量を作り出します。

以下に紹介するいずれの方法でも、メールを整理 (サーバ上からメールを完全に削除) した時点で、削除されたメールは WebMail や IMAP では閲覧できなくなってしまいます。WebMail や IMAP をメインでご利用されている方は、不要なメールのみ整理するよう、ご注意ください。

メールをパソコンにバックアップすることもご検討ください。

AFFRITメールシステムでは、Webメールを便利に併用できるようにするため、メールソフトで「サーバからPOP削除」してもすぐにはサーバ上から削除されない、特殊動作仕様を採用しています。このため、POPではサーバ上の空き容量を作ることはできません。

1. Webメールのメール件名一覧で削除したいメールを選択し、上フレームの「削除」ボタンを押すことでごみ箱にメールが移動します。
2. その後、メニューの「ファイル」内の「ごみ箱を空にする」を押すことでメールがサーバ上から完全に削除されます。

詳細な手順は、「Webメールでメール・フォルダを削除する」をご覧ください。

メールソフトで IMAP 接続して、不要なメールをサーバ上から削除する方法を示します。メールがサーバ上から完全に削除されるタイミングは、メールソフトによって大きく異なります。

各メールソフトの IMAP の設定方法は、こちらをご覧ください。

Thunderbirdを用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. 不要なメールをサーバ上のフォルダから「ローカルフォルダ」内のフォルダに移動する。
2. Thunderbird を再起動する。

Outlook Express を用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. サーバ上の不要なメールを「ローカルフォルダ」内のフォルダに移動すると、移動されたメールはサーバ上で「削除フラグ」が立った状態となる(件名に取り消し線が表示される)。
2. この状態で「完全削除」ボタン (IMAP フォルダ内の表示時のみ出現) を押す。

Becky! を用いた IMAP の場合、以下の手順でメールがサーバ上から完全に削除されます。

1. 不要なメールをサーバ上のフォルダからローカルフォルダに移動する。
2. IMAP 接続を切断もしくは Becky! を再起動します。

削除したはずのメールが Webメール 上で見える場合は、まだメール がサーバ上に残っています。ご注意ください。

例として、容量上限が 5GB で現在 4.98GB が利用されている場合を考えます。

新たに 0.01GB のメールが届いた場合は、受け取った後でも容量は 4.99GB であるため受け取れます。しかし、もし新たに 0.03GB のメールが届いた場合は、受け取ってしまうと容量は 4.01GB となり、上限を超えてしまうため受け取れません。

このように、容量上限に達する一歩手前の状態においては、「ファイルサイズの小さいメールは配送されるが、ファイルサイズの大きなメールは配送されない」という症状が出ます。