※内部利用者向けの情報です。

農林水産研究情報総合センターの電子メールシステムでは、届いたメールに対して自動応答を行うことができます。このページでは、自動応答の設定方法について説明します。

自動応答とは、自分のメールボックスにメールが届いた際に、メールの送信者に宛てて自動的に定型文を返信する機能です。主な利用用途は不在通知です。長期休暇や通信機器を携帯しない出張の際に「現在自分がメールを読める状況ではないこと」や「返信が遅れること」をメールの送信者に対して通知する用途で利用されます。

農林水産研究情報総合センターの自動応答機能は、配達時メールフィルタ機能の一部として導入されています。利用者側で詳細なフィルタルールを記述すれば、特定の相手から届いたメールだけに応答することもできます。

自動応答の動作は複雑ですので、以下に動作の概要を示します。

1. 届いたメールから応答対象となるメールを抽出する。
   • 受信時メールフィルタを利用して、届いたメールから応答対象となるメールを抽出します。
   • 利用者側で詳細なフィルタルールを記述することにより、選択応答 (特定の相手からのメールであれば応答するなど) も可能です。
2. 自動応答できないメールを応答対象から外す。
   • システム側で自動応答できなくしているメール (メーリングリストから配信されたメールなど) を、応答対象から外します。
   • 自動応答できないメールの詳細については、応答対象の制限をご覧ください。
3. 応答期間の設定に合致しないメールを応答対象から外す。
   • 利用者が設定した応答期間を参照し、応答期間外に届いたメールであれば、応答対象から外します。
   • あらかじめ自動応答する期間を設定し、休暇期間中だけ自動応答することなどが可能です。
4. 応答間隔の設定に合致しないメールを応答対象から外す。
   • 利用者が設定した応答間隔を参照し、設定に合致しないメールであれば、応答対象から外します。
   • 同じ相手に短期間に何度も自動応答しないように設定できます。
5. 残った応答対象に対して自動応答メールを作成して送信する。
   • 届いたメールの送信者情報と利用者が設定したメールテンプレートから、自動応答メールを作成して送信します。
   • 利用者は自動応答メールの件名と本文を設定できます。

自動応答の設定は、「応答対象の設定」と「応答内容と動作の設定」という、2つの異なる設定から構成されます。

このページでは、例として「長期休暇中に届いたすべてのメールに対して自動応答する場合」の設定を示します。

(1) Webメールの「ツール」メニューから「自動転送設定」を選択します。自動転送設定画面が開きます。

(2) 自動転送設定画面内の「新規作成」ボタンを押します。フィルタルール設定画面に切り替わります。

(3) フィルタルール設定画面で、以下の操作を行います。

1. 「フィルタ名」入力欄にフィルタ名を入力します。
   • 今回の例では、「すべてのメールに自動応答する」と入力しています。
2. フィルタ条件を入力します。
   • 今回の例では、すべてのメールに対して自動応答することを目標としていますので、「条件なし」を選択しています。
   • フィルタ条件を細かく設定して、「ある特定の相手から届いたメールだけに応答する」などの選択応答を行うこともできます。
   • フィルタに合致しても応答対象とならないメールがあります。詳しくは、応答対象の制限をご覧ください。
3. 「自動応答」の「する」ラジオボタンを選択します。
4. 「適用」ボタンを押します。自動転送設定画面に戻ります。

※なお、この画面内の「応答内容編集」ボタンを押すとオプション設定画面が開き、後述する応答内容と動作の設定を行うことができます。

(4) 自動転送設定画面で、以下の確認と操作を行います。

1. 前項 (3) で作成したフィルタルールが「MAFFIN-Default-Rule」の下にあることを確認します。
   • 「MAFFIN-Default-Rule」は、迷惑メールに対して自動応答・転送・通知を行わない、という内容のフィルタルールです。
   • 自動応答するためのルールを「MAFFIN-Default-Rule」の下に置くことで、迷惑メールへの自動応答を防ぐことができます。
   • 既に他のフィルタルールが存在する場合でも、「MAFFIN-Default-Rule」の下で適宜順番を調整してください。フィルタルールは上から順番に評価されます。
2. 「保存」ボタンを押します。これで応答対象の設定が完了します。

(1) Webメールの「ツール」メニューから「オプション」を選択します。オプション設定画面が開きます。

(2) オプション設定画面で、以下の操作を行います。

1. 「自動応答」タブを選択します。自動応答タブに切り替わります。
2. 「応答間隔」を設定します。農林水産研究情報総合センターの推奨値は以下の通りです。
   • Fromが同一の場合、一定期間応答しない
   • 間隔: 168時間 (1週間)
3. 「期間」入力欄に自動応答させる期間を入力します。日付の書式は「YYYY/MM/DD」です。
   • 2つある入力欄の埋め方により、以下のような意味を持ちます。
     • 日付範囲: [2010/10/10] ～ [2010/10/15]
     • 期日以前: [　　　　　] ～ [2013/02/28]
     • 期日以降: [2009/03/01] ～ [　　　　　] – 自動応答設定の解除を忘れずに行ってください。
     • いつでも: [　　　　　] ～ [　　　　　] – 自動応答設定の解除を忘れずに行ってください。
   • ここで設定した期間外に届いたメールについては、自動応答メールは返信されません。
4. 「件名」入力欄に自動応答メールで利用する件名を入力します。
5. 「本文」入力欄に自動応答メールで利用する本文を入力します。
   • 自動応答の本文に対して、署名は付加されません。ここで入力した内容だけが自動応答メールの本文となります。
6. 「OK」ボタンを押します。これで応答内容と動作の設定が完了します。

自動応答の設定を解除するには、以下の2通りの方法があります。

• 応答対象の設定で設定した自動応答するためのフィルタルールを削除する。
• 応答内容と動作の設定で設定した自動応答の「期間」の右側の入力欄に、過去の日付を入力する。
  • (例) 期間: [　　　　　] ～ [2006/01/01]

以下のメールに対しては、いかなる場合でも自動応答しないようになっています。システム側の固定設定となるため、変更することはできません。

自動応答メールの宛先には、届いたメールの送信者アドレス (Envelope-From) が設定されます。

• もし届いたメールに返信先 (Reply-To) が指定されていたとしても、その返信先の指定は無視され、送信者アドレス宛てに自動応答メールが送信されます。

自動応答メールの差出人は、以下のような表記となります。利用者ごとに固定となります。

"Auto-reply from 利用者アカウント名@affrc.go.jp" <利用者アカウント名@affrc.go.jp>

例えば、農林太郎さん (利用者アカウント名: norin) が自動応答を設定すると、差出人表記は以下のようになります。

"Auto-reply from norin@affrc.go.jp" <norin@affrc.go.jp>

• 利用者が利用できるメールアドレスのうち、トップドメインの基本メールアドレス (例: norin@affrc.go.jp) しか利用できません。
• Webメールのプロファイル設定でサブドメインのメールアドレス (例: norin@cc.affrc.go.jp) やメールエイリアス (例: Taro.Norin@affrc.go.jp) を通常利用するメールアドレスに設定していても、その設定は無視されます。