迷惑メール判定の間違いに対応する

※内部利用者向けの情報です。

農林水産研究情報総合センター (AFFRIT) の電子メールシステムでは迷惑メール対策を行っていますが、迷惑メールは日々巧妙化しているため、残念ながら判定間違いをゼロにすることはできません。このページでは、迷惑メール判定に間違いがあった場合の対応方法について説明します。
※以下、「正規メール」とは、本来迷惑メールと判定されると困る職務上必要なメールを指します。

判定間違いの種類

迷惑メール判定の間違いには、“正規メールの誤判定”と“迷惑メールのすり抜け”の2種類があります。判定間違いの種類に応じた対応を行います。

１）正規メールの誤判定

影響	対策
「迷惑メール(Spam)」フォルダに振り分けられる（メールソフトでPOP受信できなくなります）	・該当メールを「迷惑メール(Spam)」フォルダから他のフォルダへ移動する・該当メールの送信元アドレスを今後正規メールとする振り分け設定を行う
添付ファイルが削除される	・一時的に迷惑メール判定を除外する登録を申請した後、送信者に再送していただく
メール自体が削除される	・HTMLメールからテキストメールに切り替えて送信してもらう等の対策を行う　・一時的に迷惑メール判定を除外する登録を申請した後、送信者に再送していただく

２）迷惑メールのすり抜け

影響	対策
「迷惑メール(Spam)」フォルダに振り分けられない	・該当メールの送信元アドレスを今後迷惑メールとする振り分け設定を行う

以下に、詳しい対応方法を示します。

正規メールの誤判定への対応

正規メールの誤判定とは、本来迷惑メールと判定されてはいけない正規のメールが間違って迷惑メールであると判定されてしまうことをいいます。この種類の判定間違いが発生することは非常にまれ (正規メール全体の0.001%以下) ですが、被害は大きいものとなります。

誤判定が発生した場合の症状

正規メールの誤判定が発生した場合、デフォルト設定では以下のような状態となります。

誤判定されたメールは、自動的にWebメール上の「迷惑メール(Spam)」フォルダへ振り分けられます。
誤判定されたメールは、メールソフトでPOP受信できなくなります。
誤判定されたメールの添付ファイルはサーバ上で削除されます（ウイルス対策ソフトのパターンファイルが間に合わないゼロデイ攻撃への対処）。

農林水産研究情報総合センターでは利用者が迷惑メールを極力見なくても済むような仕組みを導入しているため、正規メールの誤判定が発生した場合、利用者側ですぐに誤判定の発生に気づくことはできません。届くはずのメールがいくら待っても届かないことや、外部の利用者からの指摘などから、正規メールの誤判定に気づくこととなります。

誤判定されたメールを救済する

誤判定されたメールの本文は、以下の手順で救済することができます。救済することにより、メールソフトでPOP受信できるようになります。

Webメールを開き、「迷惑メール(Spam)」フォルダを開きます。
誤判定されたメールを探します。この際、絞り込み機能を使うと素早く探すことができます。
誤判定されたメールを、「迷惑メール(Spam)」「ごみ箱」以外のフォルダに移動します。

もしWebメール上に「迷惑メール(Spam)」フォルダが無い場合は、検索機能を利用するなどしてメールボックス全体から誤判定されたメールを探す必要があります。

誤判定により削除された添付ファイルについては救済することができません。誤判定により添付ファイルが削除されることを防ぐには、迷惑メール判定を除外する送信元メールアドレスの登録申請手続きを行って下さい。

誤判定されたメールを報告する

正規メールの誤判定が発生した場合は、以下のようにして誤判定が発生したことを報告することができます。報告することにより、今後の誤判定をある程度防ぐことができます。

誤判定されたメールを「ham@access.ironport.com」(誤判定報告用のアドレス) に添付ファイルとして転送します。

以下に、誤判定されたメールの報告に関する注意事項を示します。

誤判定の報告は任意です。特に機密情報を含むメールの報告可否については、所属組織の内規と照らし合わせて判断してください。
報告する場合は、必ず「添付ファイルとして転送」しなければなりません。本文に貼り付けて転送されたメールについては受け付けられません。
報告先は、農林水産研究情報総合センターで利用している迷惑メールデータベースの管理会社 (Cisco社IronPort部門) となります。
正規メールの誤判定を上記の手順で報告したとしても、今後の誤判定を100％防げるわけではありません。ご了承ください。

送信者アドレスを指定して誤判定を回避する

例えば、海外の共同研究者からのメールが、誤判定により迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう場合があります。このように、正規メールの誤判定が発生した場合は、以下のようにして以後の誤判定を回避することができます。

考え方としては、迷惑メール判定用の振り分けルールの手前に、回避用の振り分けルールを作成し、受信箱などの分かり易いフォルダに振り分けます。

(1) Webメールの「ツール」メニューから「振り分け設定」を選択します。振り分け設定画面が開きます。

(2) 振り分け設定画面内の「新規作成」ボタンを押します。フィルタルール設定画面に切り替わります。

(3) フィルタルール設定画面で、以下の操作を行います。

「フィルタ名」入力欄にフィルタ名を入力します。
- 今回の例では、「迷惑メール判定から除外する」と入力しています。
フィルタ条件を入力します。
- 今回の例では、特定のメールアドレスから届いたメールを受信箱に振り分けることを目標としていますので、以下のような条件を入力しています。
  - 「いずれか一致」を選択
  - 「送信者」「professor1@example.edu」「を含む」を設定 (米国大学教授を想定)
  - 「送信者」「professor2@example.edu」「を含む」を設定
「振り分け先」「受信箱」を設定。
「適用」ボタンを押します。自動転送設定画面に戻ります。

(4) 振り分けリスト画面で、以下の操作を行います。

前項 (3) で作成したフィルタルールを選択します。
「一番上へ」ボタンを押して「MAFFIN-Default-Rule」の上に移動します。
- 「MAFFIN-Default-Rule」は、迷惑メールに対して着信通知・転送・通知を行わない、という内容のフィルタルールです。フィルタルールは上から順番に評価されます。
「保存」ボタンを押します。これで振り分けルールの設定が完了します。

迷惑メールのすり抜けへの対応

迷惑メールのすり抜けとは、本来迷惑メールと判定されるべきメールが間違って正規のメールであると判定されてしまうことをいいます。通常、すり抜けてしまう迷惑メールは迷惑メール全体の1%～3%です。しかし、新しいタイプの迷惑メールが発生した場合や迷惑メールデータベースの管理会社が分類を間違えた場合などは、迷惑メール全体の10%近くがすり抜けてしまうこともあります。迷惑メールのすり抜け数が急に増えた場合は、迷惑メール報告にご協力いただくことですり抜けを防ぐことができる可能性があります。

すり抜けたメールを報告する

迷惑メールのすり抜けが発生した場合は、以下のようにしてすり抜けが発生したことを報告することができます。報告することにより、今後のすり抜けをある程度防ぐことができます。

すり抜けたメールを「spam@access.ironport.com」(すり抜け報告用のアドレス) に添付ファイルとして転送します。

以下に、すり抜けたメールの報告に関する注意事項を示します。

すり抜けの報告は任意です。通常業務に支障が出ない範囲でご協力ください。
報告する場合は、必ず「添付ファイルとして転送」しなければなりません。本文に貼り付けて転送されたものについては受け付けられません。
報告先は、農林水産研究情報総合センターで利用している迷惑メールデータベースの管理会社 (Cisco社IronPort部門) となります。
迷惑メールのすり抜けを上記の手順で報告したとしても、今後のすり抜けを100％防げるわけではありません。ご了承ください。

送信者アドレスを指定して迷惑メールフォルダに振り分ける

同じアドレスから繰り返し判定をすり抜けた迷惑メールが届く場合、送信者アドレスを指定して迷惑メールフォルダに振り分けるルールを作成することができます。

この設定を行う場合、正規のメールが迷惑メールと判定されないよう注意して送信者アドレスを指定して下さい。