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会議を主催する
会議室の申請
1. 会議室の利用状況を確認する
Web会議システムの貸出可能な数は「９会議室」です。上限を超えると、会議室にログインすることができません。会議室を申し込む前に、運用カレンダーで空き状況を確認してください。
2. 会議室を申込む
「Web会議システム利用申込フォーム」から申し込みます。 後日、農林水産研究情報総合センター研究情報活用促進課より、会議室のURLとアカウントを「Web会議システム利用申込フォーム」で登録したメールアドレス宛てに送信します。
※会議室のURLは会議終了から一定期間経過後に削除します。
3. 参加者を招待する
Web会議システム画面のツールバーにある「会議」をクリックし、ドロップダウンメニューから「アクセスと入室を管理」→「参加者の招待」の順に選択します。
「参加者の招待」ダイアログが表示します。「電子メールの作成」ボタンをクリックするとメーラーが起動し、招待状が自動生成されます。参加者のメールアドレスを入力し、送信します。
会議当日
1. 音声の設定を行う
以下のURLへアクセスし、「オーディオ設定」をクリックするとWeb会議システムに必要なヘッドセット等が正しく設定されているチェックができます。
日本語 https://na1cps.adobeconnect.com/common/help/ja/support/meeting_test.htm
英語 https://na1cps.adobeconnect.com/common/help/en/support/meeting_test.htm
またはWeb会議システム画面の左上にある「会議」をクリックし、プルダウンメニューから「オーディオ設定ウィザード…」を選択します。
オーディオ設定ウィザードが開始されますので、サウンド出力のテスト、マイクの選択、マイクボリュームの調整、無音レベルの調整をウィザードに従って行います。
2. 参加者からのアクセスを許可する
参加者から会議室へのアクセス要求があると、Web会議システム画面右下にメッセージが表示されます。アクセスを許可する場合は「許可」をクリックします。
参加者がアクセスすると、出席者ポッドに名前が表示されます。参加者の名前にカーソルをあてると、下図のように拡張権限を付与するコンテキストメニューが表示しますので、特定の参加者のみに拡張権限を与える場合は、コンテキストメニューから選択します。主催者以外はこの操作を行うことができません。
3. コンテンツを共有する
共有ポッドの中央にあるプルダウンメニューから、用途に応じたコンテンツタイプを選択します。
スクリーンを共有
主催者またはプレゼンターが現在開いているウィンドウ、アプリケーション、またはデスクトップ全体などを共有する場合に選択します。主催者またはプレゼンターのモニター上での操作を参加者が閲覧することができます。
参加者へスクリーンの共有を要求する場合は、出席者ポッドのコンテキストメニューから「スクリーン共有の要求」を選択します。
ドキュメントを共有
ドキュメントファイルを共有する場合に選択します。
下図の赤枠内にある「描画」ボタンをクリックすると、画面上に図形や文字を書き込むことができます。画面を印刷する場合は、下図の赤枠内の一番右端にある「ポッドオプション」をクリックして、プルダウンメニューから「印刷」を選択します。この操作を行うことができるのは、主催者とプレゼンターのみです。参加者は書き込むことができません。
共有タイプを変更したり停止する場合は「共有の停止」ボタン、共有するコンテンツをフルスクリーンで表示する場合は「フルスクリーン」をクリックします。
ホワイトボードを共有
文字や図形、またはフリーハンドの描画をリアルタイムに作成する場合に選択します。
画面を印刷する場合は、下図の赤枠内の一番右端にある「ポッドオプション」をクリックして、プルダウンメニューから「印刷」を選択します。この操作を行うことができるのは、主催者とプレゼンターのみです。参加者は書き込むことができません。
共有タイプを変更したり停止する場合は「共有の停止」ボタン、共有するコンテンツをフルスクリーンで表示する場合は「フルスクリーン」をクリックします。
4. 参加者のマイクによる発言権を設定する
Web会議システム画面のツールバーにある「オーディオ」をクリックし、プルダウンメニューから「参加者のマイクによる発言権」を選択します。
上記の操作により、出席者ポッドにマイクのアイコンが付与されました。
個々に設定する場合は、出席者ポッドの名前をクリックし、ダイアログから「マイクを有効にする」をクリックします。
参加者から発言を要求された場合、Web会議システム画面の右上にステータスが表示されます。ログイン名の横にあるチェックマークをクリックすると、マイクが有効になります。
会議終了
1. チャット履歴の保存
チャット履歴を保存する場合は、チャットポッドの右上にあるアイコンをクリックして「チャット履歴をメール送信」を選択すると、会議室を申請する際に登録したメールアドレス宛てに送信されます。
2. Web会議システムの終了
会議終了後は、Web会議システム画面のツールバーにある「会議」をクリックし、ドロップダウンメニューから「会議の終了…」を選択します。
プルダウンメニューを選択後、「会議の終了」ダイアログが表示されます。出席者全員にメッセージを送信する場合は、テキストボックスに入力し、「ＯＫ」ボタンをクリックします。
